4 bước cơ bản sử dụng máy in đúng cách cho người mới

Để giúp những người mới mua máy in, Kho Điện Máy ALT Việt Nam sẽ hướng dẫn 4 bước cơ bản sử dụng máy in đúng cách cho người mới. Việc này nhằm tránh sự lúng túng khi phải đối mặt với nhiều nút chức năng trên máy và đồng thời giảm bớt khó khăn trong việc tham khảo hướng dẫn sử dụng.

Các bước cơ bản sử dụng máy in đúng cách

Bước 1: Cài đặt máy in với máy chủ

Sau khi cắm dây nguồn để kết nối máy in với máy chủ, bạn cần tìm và cài đặt Driver riêng cho máy in. Nếu bạn mất đi đĩa cài đặt, bạn có thể tìm kiếm trên Google để tải và cài đặt lại Driver cho máy in.

Bước 2: Thiết lập chia sẻ máy in với các máy khác

Để chia sẻ máy in với các máy tính khác, bạn có thể làm như sau: Truy cập vào Start >> Control Panel >> Printers and Devices hoặc Printers and Faxes. Tiếp theo, chọn máy in của bạn >> nhấp chuột phải và chọn Sharing >> đánh dấu vào ô Share this Printer >> Áp dụng (Apply) >> OK để hoàn tất quá trình chia sẻ.

Bước 3: Kết nối hệ thống máy tính với máy in

Để kết nối máy tính với máy in trong cùng hệ thống, bạn có thể làm như sau: Thiết lập kết nối mạng nội bộ >> Truy cập Control Panel >> Printers and Devices >> Add a network printer để máy in được chia sẻ và sẵn sàng để sử dụng.

Bước 4: Thực hiện in tài liệu

Sau khi hoàn tất cài đặt, bạn chỉ cần thực hiện các bước in ấn đơn giản. Đầu tiên, mở tài liệu mà bạn muốn in >> nhấn tổ hợp phím Ctrl + P. Một hộp thoại sẽ hiển thị như trong hình dưới đây. Tiếp theo, bạn chỉ cần chọn các thông số in ấn mong muốn và nhấn OK. Chờ đợi cho bản in xuất hiện trong khay giấy của máy in và bạn đã hoàn thành việc in ấn thành công.

Một số tùy chọn chức năng cơ bản trên máy in

Khi sử dụng máy in, hãy chú ý đến các tùy chọn chức năng cơ bản sau đây:

• Copies: Đây là tùy chọn để chỉ định số lượng bản in cần in.
• Printer Properties: Đây là tùy chọn nâng cao cho quá trình in ấn của máy in. Trong phần này, để cải thiện chất lượng bản in, bạn có thể sử dụng Tab Quality với các chế độ như Standard hoặc Draft,...
• Print All Pages: Tùy chọn này cho phép bạn in toàn bộ các trang hoặc chỉ in trang hiện tại. Sau đó, bạn có thể đánh số trang để chỉ định các trang cụ thể cần in.
• Print One Sided: Tùy chọn này cho phép bạn in một mặt hoặc in 2 mặt nếu máy in hỗ trợ tính năng in 2 mặt.
• Collated: Tùy chọn này được sử dụng để in và xếp gọn các bản sao văn bản hoặc in từng trang một.
• Portrait/Landscape Orientation: Đây là tùy chọn để chọn hướng in dọc hoặc ngang.
• A4/Letter: Tùy chọn này cho phép bạn chọn kích thước giấy phù hợp, có thể là A4 hoặc Letter, tùy thuộc vào yêu cầu của bạn.
• Margins: Tùy chọn này cho phép bạn lựa chọn cách canh lề cho bản in, có thể là căn lề thông thường (Normal) hoặc căn lề tùy chọn.
• Page Per Sheet: Tùy chọn này cho phép bạn in nhiều trang của văn bản lên cùng một trang giấy.

Lưu ý quan trọng trong quá trình sử dụng

Để đảm bảo máy in hoạt động tốt, hãy tuân thủ những hướng dẫn sau:

• Đặt máy in trên một bề mặt bằng phẳng và đảm bảo các dây cáp máy in và dây điện được sắp xếp gọn gàng.
• Hãy đặt máy in ở vị trí thoáng mát và tránh đặt trong tầm với trẻ em.
• Quan tâm đến việc bảo quản hộp mực. Không để hộp mực tiếp xúc với không khí trong thời gian dài để tránh mực bị khô. Đối với bình mực của máy in laser, hãy đặt vào túi nhựa đen để bảo vệ khỏi ánh sáng. Nếu không sử dụng máy trong thời gian dài, hãy tháo hộp mực ra và đặt vào hộp kín để bảo quản.
• Thực hiện vệ sinh máy in ít nhất ba tháng một lần để loại bỏ bụi mực tích tụ bên trong máy. Hãy tuân theo hướng dẫn cụ thể và hình minh họa trong sách hướng dẫn sử dụng máy in (hoặc yêu cầu sự trợ giúp từ công ty bảo trì máy in và nạp mực).
• Đảm bảo làm sạch máy in đều đặn.
• Tránh tắt máy đột ngột sau khi in xong đối với máy in phun màu. Hãy đợi máy hoàn thành quá trình che đầu in trước khi tắt máy, để tránh mực bị khô.

Xem thêm : Máy in phun màu là gì? Đặc điểm của máy in phun màu

Trên đây là những bước cơ bản hướng dẫn sử dụng máy in đúng cách cho người mới, mong rằng thông tin này hữu ích với bạn. Cùng Kho Điện Máy ALT Việt Nam chia sẻ bài viết này để nhiều người sử dụng máy in đúng cách hơn nhé!