Hướng dẫn cách sử dụng máy hủy tài liệu hiệu quả và an toàn

Thực tế, việc sử dụng máy hủy tài liệu không hề khó bởi các model đều có tính năng tự động hoạt động khi giấy được đưa vào và tự động tắt sau khi hoàn thành quá trình hủy. Tuy nhiên, chỉ một số thao tác không cẩn thận như làm cong giấy, đưa quá nhiều giấy vào,... có thể gây kẹt máy, làm chậm tốc độ hủy,... Vì vậy, hãy cùng Kho Điện Máy ALT Việt Nam tham khảo cách sử dụng máy hủy tài liệu trong bài viết dưới đây nhé.

Sử dụng máy hủy tài liệu mang lại những lợi ích gì?

Máy hủy tài liệu là một thiết bị đặc biệt được sử dụng trong các văn phòng, cơ quan, công ty,... Nó được sử dụng để cắt nhỏ các tài liệu không cần thiết nhằm bảo mật thông tin trên đó. Dòng sản phẩm này mang lại những lợi ích cụ thể như sau:

Bảo mật thông tin: Máy hủy tài liệu là lựa chọn tốt nhất để bảo vệ thông tin quan trọng và nhạy cảm của các công ty, văn phòng, cơ quan,... Hệ thống dao cắt dạng con lăn giúp cắt nhỏ tài liệu thành các mảnh vụn không thể đọc và không thể ghép lại. Điều này đảm bảo rằng thông tin sẽ không bị phát tán hay lộ ra ngoài dù có bị thải bỏ.

Bảo vệ môi trường: Máy hủy giấy giúp bảo vệ môi trường hiệu quả. Giấy sau khi được tiêu hủy bằng máy dễ dàng thu gom và xử lý. Điều này giúp giảm tải lượng giấy rác được vứt ra môi trường.

Tuân thủ pháp luật: Luật pháp hiện nay có những quy định cụ thể và nghiêm ngặt về bảo vệ thông tin cá nhân và thông tin quan trọng. Đầu tư vào một chiếc máy hủy tài liệu để tiêu hủy các giấy tờ hết hạn lưu trữ theo quy định là rất cần thiết để tuân thủ pháp luật.

Tạo không gian làm việc gọn gàng: Tồn đọng quá nhiều giấy tờ không còn giá trị làm cho văn phòng trở nên lộn xộn và khó quản lý. Nghiên cứu khoa học đã chỉ ra rằng môi trường làm việc quá tải và không ngăn nắp gây khó khăn trong việc tập trung. Do đó, việc tiêu hủy giấy tờ không cần thiết bằng máy hủy tài liệu là cần thiết để duy trì sự gọn gàng trong văn phòng.

Dễ dàng quản lý tài liệu: Tiêu hủy các tài liệu không cần thiết giúp quản lý tài liệu trở nên dễ dàng hơn. Tìm kiếm tài liệu trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn khi không còn phải xử lý những tài liệu không cần thiết.

Máy Hủy Tài Liệu AURORA AS616

Hướng dẫn cách sử dụng máy hủy tài liệu

Cách sử dụng máy hủy tài liệu khá đơn giản. Tuy nhiên, để đảm bảo máy luôn hoạt động trơn tru, hiệu quả và ít gặp sự cố, không phải ai cũng biết. Vì vậy, trong phần này, chúng tôi sẽ chia sẻ các bước sử dụng máy hủy giấy theo chuẩn để bạn tham khảo.

1.Kiểm tra trước khi sử dụng máy hủy tài liệu

Máy hủy tài liệu là một thiết bị điện có lưỡi dao sắc bén, vì vậy bạn cần kiểm tra kỹ trước khi sử dụng để đảm bảo an toàn. Dưới đây là các bước kiểm tra cụ thể:

• Kiểm tra lưỡi dao của máy để xem có vật thể lạ nào trong đó không. Nếu có, hãy cẩn thận loại bỏ chúng để tránh kẹt và làm hỏng lưỡi dao khi cắt giấy.
• Kiểm tra xem máy đã được đặt cân đối chưa và vị trí đặt có phù hợp không. Cách máy tường khoảng 15cm và không gian xung quanh máy đủ để hoạt động? Nếu chưa, hãy điều chỉnh lại cho máy cân đối và đảm bảo cách tường ít nhất 15cm.
• Kiểm tra dây điện và phích cắm của máy để đảm bảo chúng đủ an toàn để sử dụng. Nếu phát hiện bị đứt hoặc hở do chuột cắn, hãy thay thế trước khi sử dụng máy.

Lưu ý: Nếu đây là lần đầu tiên sử dụng máy, hãy đọc kỹ hướng dẫn sử dụng đi kèm với máy mà nhà sản xuất đã viết. Ngoài ra, để đảm bảo chắc chắn hơn, bạn có thể nhờ nhân viên kỹ thuật của đơn vị bán máy hướng dẫn cách sử dụng máy.

2.Chú ý khi sử dụng máy hủy tài liệu

Để đảm bảo quá trình hủy tài liệu diễn ra thuận lợi, an toàn và hiệu quả, hãy lưu ý những điểm sau đây:

• Trước khi đưa tài liệu vào máy hủy, hãy loại bỏ kẹp ghim. Mặc dù hầu hết các máy hủy tài liệu hiện đại có thể hủy được cả kẹp ghim, để bảo vệ lưỡi dao và kéo dài tuổi thọ của máy, hãy loại bỏ kẹp ghim trước khi đưa vào máy.
• Không đặt giấy vào máy theo hướng nghiêng. Hãy tuân thủ quy định về số lượng giấy được đưa vào máy trong một lần hủy.
• Trong trường hợp giấy bị kẹt, hãy tắt nguồn máy và gỡ giấy kẹt ra. Hiện nay, các dòng máy hủy giấy hiện đại có tính năng trả ngược giấy, chỉ cần nhấn nút và giấy sẽ tự động được trả ngược lại.
• Mỗi model máy hủy tài liệu được sản xuất với khả năng hủy một lượng giấy nhất định. Vì vậy, hãy đặc biệt chú ý không hủy vượt quá số tờ tối đa mà máy có thể xử lý. Việc hủy quá số lượng giấy quy định có thể gây hỏng lưỡi dao. Trong trường hợp lưỡi dao bị hỏng nặng, việc thay thế sẽ mất nhiều chi phí.
• Phân loại tài liệu cần hủy là điều cần thiết vì khe hủy giấy và hủy đĩa CD trên máy là riêng biệt. Khi bạn đưa đĩa CD/DVD hoặc thẻ tín dụng vào khe hủy giấy, điều này có thể gây hỏng lưỡi dao cắt.
• Ngoài ra, hãy chú ý đến thời gian làm việc tối đa của máy để tránh quá tải. Các máy hủy tài liệu văn phòng có công suất vừa và nhỏ có thể hủy giấy liên tục trong khoảng thời gian từ 5 đến 15 phút.
• Khi đưa giấy vào máy, hãy cẩn thận để tránh tay áo, tóc, cà vạt hoặc phụ kiện quần áo bị cuốn vào máy, gây nguy hiểm cho bản thân và làm hỏng máy.

3.Các thao tác với máy hủy tài liệu sau khi hoạt động

Sau khi hoạt động với máy hủy tài liệu, hãy thực hiện các bước sau đây:

• Sau khi hoàn thành việc hủy tài liệu, hãy ngắt nguồn điện của máy bằng cách rút phích cắm ra khỏi ổ điện.
• Mở thùng chứa giấy của máy và tiến hành xử lý giấy vụn bên trong bằng cách đổ chúng đi.

Xem thêm : Các loại máy hủy tài liệu phổ biến? Nên chọn mua loại nào?

Trên đây là tóm tắt thông tin về cách sử dụng máy hủy tài liệu. Để đảm bảo máy hoạt động một cách trơn tru và ổn định, người dùng cần nắm vững cách sử dụng và lưu ý. Để biết thêm thông tin về các dòng máy hủy  tài liệu xin vui lòng liên hệ Kho Điện Máy ALT Việt Nam qua hotline 0973.393.888 - 0984.087.833 để được nhân viên hỗ trợ miễn phí.